Top 7 Mejores Herramientas para aumentar la Productividad de tu Estudio o Despacho profesional

Maria Fuencarmona

La productividad es uno de los factores clave en cualquier tipo de negocio. 

Mejorar nuestra productividad nos va a ayudar a ahorrar tiempo y esfuerzo, además de hacernos sentir mejor, más eficientes y ágiles en nuestro día a día.

Por esta razón, como profesionales para los que el tiempo es un factor esencial, intentar mejorarla, repercutirá en una mejor Estrategia para tu Estudio.

Por productividad empresarial hacemos referencia a todas las acciones que una determinada empresa lleva a cabo con vistas a cumplir sus objetivos. 

Gracias a ella, podemos incrementar la rentabilidad y eficiencia de nuestra empresa. Lo que se pretende con ella, es que todos los recursos sean utilizados de manera óptima de forma que logremos incrementar nuestros ingresos y la proyección de nuestros servicios. 

Potenciar la productividad en nuestro Estudio de Arquitectura o Despacho Profesional nos va a permitir mejorar la calidad de nuestros servicios, ser más rentables en los proyectos ejecutados, más competitivos y fomentar el bienestar laboral de los empleados. 

En el contenido de hoy queremos ayudarte a mejorar la productividad de tu Estudio, te presentamos algunas herramientas para que no dudes en utilizarlas si piensas que pueden ser para tí. ¡Adelante! 

Google Workspace, una herramienta top para la Productividad de tu Estudio 

Google Workspace, anteriormente conocido como G-suite, es un servicio de Google lanzado en octubre de 2020 basado en la idea de crear un espacio colaborativo para los miembros de una empresa. 

Esta plataforma surgió en un momento marcado por la pandemia del Covid-19 en la que se puso de relevancia la necesidad de disponer de una herramienta de trabajo online con distintos servicios. 

Google Workspace ha sido diseñada para trabajar en equipo. Todas sus herramientas están pensadas para cada empleado y totalmente integradas unas con otras

En ella se agrupan todas las funciones, mensajes, documentos, reuniones en tiempo real, lo que permite potenciar la productividad de nuestro Estudio o Despacho Profesional. 

Y es que, Google Workspace, es una aplicación que integra las diferentes funciones que Google ofrece tales como, Gmail, Calendar, Drive, Docs y Meet

Google Drive

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Fuente: nuvolcloud.com

En términos generales podemos definir a Google Drive como una herramienta que nos permite guardar y compartir documentos en la nube

De entre las herramientas de uso colaborativo, es una de las más potentes, por lo que te recomendamos empezar a utilizarla en tu Estudio o Despacho profesional para mejorar tu productividad.

Podemos considerar a Google Drive como una carpeta virtual en la que puedes almacenar diferentes documentos agrupándolos en carpetas según el tema de su contenido. 

Lo destacable es que puedes compartirlos y editar los permisos, es decir, cuando subas un archivo a la nube puedes decidir para quién será accesible y pàra quien no 

El aspecto que hace de Google Drive una recomendable herramienta colaborativa es que permite trabajar, ya sea en archivos de texto, hojas de cálculo o presentaciones, a varias personas a la vez. 

Google Calendar 

Seguramente conozcas ya Google Calendar, la una agenda y calendario electrónico desarrollado por Google con la que puedes crear, gestionar y sincronizar tu agenda con quienes tú desees. 

Es un servicio que puedes utilizar tanto para tu agenda personal, como para crear diferentes calendarios personalizados para tu entorno laboral, por ejemplo por temática o proyecto, que puedes compartir con el resto de tu equipo, con información relevante sobre próximas entregas de trabajo, reuniones importantes y eventos. 

Además, te notifica en tiempo real tanto en el dispositivo móvil como en el ordenador, las tareas que tienes pendientes. 

Trello, la aplicación con la que gestionar todos tus proyectos 

En el caso concreto de un Estudio de Arquitectura o Diseño, es primordial para aumentar nuestra productividad,  hacer especial hincapié en la manera en la que gestionamos los proyectos. 

Para ello, podemos contar con la ayuda de ciertas aplicaciones como, por ejemplo, Trello. 

Se trata de una herramienta visual cuya funcionalidad se centra en permitir a los equipos gestionar diferentes proyectos y flujos de trabajo

Está considerada una de las aplicaciones de gestión de proyectos más utilizadas a nivel profesional. Su utilidad radica en mejorar la gestión y organización de los procesos de trabajo de una empresa de forma colaborativa. 

Se presenta como una especie de tablero virtual el cual está compuesto por diferentes columnas, siendo cada una de ellas las tareas pendientes a realizar

Su funcionamiento se basa en el método Kanban, en el que se utilizan las etiquetas o tarjetas To Do (tareas por hacer), Doing (tareas haciéndose) y Done (terminadas). 

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Fuente: trello.com

Podrás poner dichas etiquetas sobre las columnas previamente creadas para así llevar un control de cada una de las funciones a realizar, de cuales están pendientes, empezadas o finalizadas. 

Asana, un increíble software de gestión 

Asana es una herramienta de gestión del flujo de trabajo. Su objetivo es unir y alternar emails, hojas de cálculo y demás herramientas necesarias en un proyecto en un solo equipo. 

Para ser diseñada, sus creadores se basaron en el lema ‘la forma moderna de trabajar juntos’, el cual persigue la idea de crear un espacio de trabajo que permita unir a todos los miembros de un equipo para así establecer flujos de trabajo organizados. 

Esta herramienta, que cuenta con una interfaz intuitiva y sencilla, va a ofrecer a nuestro Estudio o Despacho Profesional diferentes características que nos ayudarán a aumentar la productividad. 

Al igual que Trello, este software también permite visualizar las funciones a realizar a través de un tablero siguiendo el método Kanban. A cada tarea podemos asignarle una determinada etiqueta como, por ejemplo, tareas pendientes, en progreso o listo para revisión. 

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Fuente: asana.com

Otra funcionalidad que merece ser destacada de Asana y que creemos que tiene un gran potencial para la organización y gestión de tareas, es su calendario

En ella podemos crear nuestros propios calendarios de equipo, los cuales nos permiten visualizar en línea las tareas del equipo. 

Con este calendario podemos crear tareas, asignarlas a determinadas personas, establecer fecha de vencimiento, añadir etiquetas e incluso enlazar documentos. 

En Asana encontramos las llamadas casillas de verificación que puedes ir asignando a las tareas a medida que las vayas completando. 

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Fuente: asana.com

Slack, una herramienta para la comunicación de tu Estudio o Despacho Profesional

La comunicación entre los miembros de un equipo de trabajo es fundamental para conseguir un buen resultado.

Si dentro de un proyecto no fluye la comunicación con los diferentes miembros del equipo, nuestros Servicios como Arquitectos se verían afectados y por tanto, incluso el propio cliente. 

Para ello, podemos establecer diferentes medidas con el fin de promover, mejorar y facilitar la comunicación.

Un error común que suele cometerse, es usar diferentes canales para comunicarnos, sobre un proyecto en concreto :whatsapp, email, telegram, teléfono etc. y de esta forma la información a veces se pierde y es muy difícil seguir el hilo conductor.

Slack es una aplicación de mensajería para empresas que permite conectar a las personas con la información que necesitan. Es en su gran mayoría gratuita aunque también cuenta con distintos planes de pago. 

Slack hace posible que conectar con tus compañeros de trabajo sea algo sencillo, puedes enviar mensajes a personas tanto de dentro como de fuera de la empresa. 

La manera de trabajar de esta herramienta se basa en espacios específicos llamados canales. Esto significa que  Slack organiza las conversaciones en ubicaciones específicas

Dichos canales que aportan orden y claridad al proceso de comunicación, pueden ser abiertos o cerrados

Los abiertos permiten que cualquier miembro del equipo pueda unirse a él y los cerrados se utilizan para generar conversaciones a las que no pueden acceder todos. 

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Fuente: nobbot.com

Asimismo, Slack se integra con numerosos e importantes servicios para el entorno laboral como Google Drive, Dropbox, GitHub, Hangouts, Twitter e incluso, con Asana y Trello. 

Notion, un organizador de tareas multiplataforma

Notion es un organizador de tareas multiplataforma con el que podrás llevar a cabo una planificación adecuada de las labores de tu Estudio o Despacho profesional, y lo que es más importante, crear un “know how” ordenado y con toda la información, sobre los procesos dentro de tu Estudio. 

La correcta organización de las funciones es un aspecto clave para llevarlas a cabo de forma eficiente, por lo es un claro ejemplo de herramientas con la que podemos mejorar nuestra productividad. 

En Notion encontrarás una herramienta ideal para apuntar notas, ideas y funciones. y es que en ella se integran funciones como editor de textos, toma de notas, gestión de tareas y proyectos, etcétera. 

Con ella podemos trabajar con 2 estructuras de información: las páginas y las bases de datos. 

Las páginas son, simplemente, hojas en blanco, en las que podemos redactar información a nuestro gusto. En estas podemos crear un texto al más estilo Word o una nota como lo podríamos hacer en Keep o en One Note. 

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Fuente: medium.com

Además, podemos agregar recordatorios, incrustar vídeos, imágenes, audios o elementos de Google Drive. 

Dichas páginas puedes organizarlas en carpetas para una mayor organización

En cuanto a las bases de datos, estas son una de las funcionalidades más destacables de Notion, ya que permite crear bases de datos de forma sencilla, cuando normalmente es una tarea que requiere esfuerzo y tiempo. 

También destacar que con Notion puedes crear un CRM, tan útil e importante para el funcionamiento de una empresa. 

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Fuente: carreraprofesional.com

Calendly, una aplicación con la que programar agendas y reuniones 

Calendly es una plataforma de programación de reuniones automatizada profesional y eficiente. Con su uso podemos evitar el tedioso envío de correos electrónicos de recordatorios y seguimientos. 

Así conseguimos ganar tiempo para poder dedicarnos a nuestro trabajo y a tareas más importantes, lo que se traduce en un aumento de la productividad para nuestro Estudio o Despacho profesional. 

Al usar Calendly podemos programar el envío de esos correos electrónicos o mensajes de texto de recordatorios y confirmaciones de eventos o reuniones. 

Consigue eliminar todos los inconvenientes que la programación de reuniones genera con la finalidad de ganar tiempo en nuestro día laboral y dedicarlo a otras labores.

Debido a que una gran parte de los proyectos se cierran por medio de reuniones, Calendly nos va a ayudar a automatizar la programación durante nuestro proceso de venta. Con esto podremos reunirnos y brindar un mejor servicio a nuestros futuros clientes desde el primer momento. 

Destacar que Calendy se integra con nuestro CRM, calendarios así como correo electrónico. 

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Fuente: calendly.com

Shift, la herramienta que gestiona y sincroniza todas tus cuentas 

Shift es una herramienta con la que podemos gestionar varias cuentas y aplicaciones desde una sola ventana

Es una aplicación de escritorio disponible para Windows, Mac y Linux

Tiene una interfaz muy sencilla al poder cambiar de una cuenta a otra seleccionando  su icono correspondiente. 

Esta herramienta nos permite trabajar de manera más rápida y ordenada. Esto es posible porque tenemos a mano todas las aplicaciones que necesitamos sin necesidad de tener abiertas una infinidad de páginas en nuestro buscador. 

Aumenta la concentración al poder desempeñar todas las funciones en un mismo espacio de trabajo y no teniendo que alternar de una pestaña a otra. 

Son muchas las aplicaciones que podemos incorporar a Shift, tales como Google Drive, WhatsApp, Facebook Messenger, Hootsuite, Canva, Trello o Slack, entre muchas otras. 

El poder manejar desde ella varias cuentas de gmail o de WhatsApp, en el caso de tenerlas, es algo que potencia el trabajo y la agilidad del mismo. 

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Fuente: capterra.com

Y hasta aquí las herramientas que podemos utilizar para mejorar nuestra productividad como profesionales.

Espero que te haya gustado y resultado super útil, como menos, curioso.

Si quieres, puedo leerte en los comentarios,  y si te apetece y crees que pueda resultar útil, te animo a que lo compartas.

Fuente imagen de portada: Emprendedores.es

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