El proceso de Transformación Digital en Estudios de Arquitectura y para empresas que ofrecen Servicios Profesionales, hace referencia a la aplicación de técnicas, métodos, herramientas y Estrategias Digitales en cada uno de los procesos de trabajo y funcionamiento.
Así, se busca como objetivo mejorar la eficiencia, aumentar el valor para el cliente y localizar con mayor facilidad nuevas oportunidades de negocio, optimizando la interacción entre personas, tecnología y procesos de trabajo.
A pesar de que integrar las nuevas tecnologías en todas las áreas de una empresa sea una parte fundamental del proceso, el mismo no se limita a ello.
No se trata de aplicar los nuevos medios a los viejos procesos, sino de promover un auténtico cambio de paradigma.
Veremos cuales son las claves del nuevo perfil y qué tecnologías están surgiendo en el terreno.
Además analizaremos la digitalización y la sostenibilidad como dos elementos imprescindibles en la reinvención del papel del Arquitecto.
Examen, análisis y reinvención
La Transformación Digital, para que sea efectiva, requiere una renovación profunda a nivel interno. Es necesario un examen, análisis y reinvención de todas las áreas de la empresa, así como crear un nuevo sistema de organización por el que regirse, que tenga en cuenta en entorno digital.
Esto permite a los negocios evolucionar junto a las demandas de los clientes potenciales, pudiendo competir en un entorno en constante cambio.
En el caso de los estudios de arquitectura, el proceso ofrece numerosos beneficios.
Al actual ritmo de evolución del panorama tecnológico a nivel de sociedad, si los estudios de arquitectura no se someten a un proceso de Transformación Digital estarán desaprovechando una oportunidad única de aumentar su productividad y prosperar en el mercado.
La“Construcción 4.0” ya está aquí, y el sector en España, como vimos en el artículo de El Futuro del Arquitecto: análisis de los Efectos del COVID-19 en cifras y por qué NO podemos seguir igual, lleva años necesitando una actualización digital.
Si bien el sector de la construcción ha ido incluyendo a lo largo de los últimos años una serie de herramientas tecnológicas, por ejemplo para la creación de modelos 3D, se ha tratado principalmente de soluciones aisladas.
El objetivo es evolucionar hacia procesos y modelos digitalizados que se encuentren perfectamente integrados en cada una de sus áreas.
En el proceso de Transformación Digital o Digitalización los Estudios de Arquitectura debe evolucionar en cada una de estas áreas:
- Innovación en la forma de actuar y pensar, manteniendo constantemente presentes las soluciones digitales y perdiendo el miedo al riesgo.
- Otorgar mayor importancia a los datos, las nuevas tecnologías nos dan más acceso que nunca.
- Colaboración entre los propios miembros de la organización, permitirá un mayor dinamismo en la toma de decisiones.
- Posicionamiento de las personas en el centro de la estrategia, tanto a nivel interno (empleados) como externo (clientes).
Analicemos con más detalle cuales son las principales áreas estratégicas de transformación y digitalización para estudios de arquitectura y servicios profesionales.
4 Áreas Estratégica en Transformación Digital de Estudios de Arquitectura
Como ya comentábamos en otro artículo sobre los Elementos Clave para la Transformación Digital de Servicios o Despachos Profesionales, el proceso de digitalización puede facilitar y optimizar el trabajo de los profesionales, reducir costes, mejorar la experiencia del cliente y generar nuevas oportunidades de negocio.
Para obtener los máximos beneficios en los procesos de Transformación Digital es necesario contar con un plan de actuación claro en cuatro frentes: personas, procesos, estrategia de marketing y servicios.
Personas: Centro de la Transformación Digital
Las personas deben ser el centro del proceso de digitalización, y no nos referimos sólo a los clientes.
Para que una Transformación Digital funcione, hemos dicho que debe producirse un cambio en todos los niveles de la empresa, es decir, el líder de la organización deberá crear e impulsar una nueva cultura que establezca las bases del funcionamiento de la organización.
Ni la mayor de las inversiones en nuevas tecnologías y sistemas punteros servirá si no contamos con un equipo entregado a la labor.
Así, el primer paso para que esta nueva cultura funcione será involucrar al equipo. Sin profesionales entregados no se logrará una digitalización eficiente, pues son las personas quienes hacen posible cualquier cambio.
Todos los miembros del estudio deben interiorizar el motivo y las ventajas del cambio para así poder remar todos juntos hacia la completa transformación en una organización digital.
Una nueva cultura de trabajo, la experiencia del Arquitecto y su formación
Esta nueva cultura estará basada en unos principios de colaboración, interoperabilidad y transparencia de los procesos. Esto asegurará un trabajo eficaz del que se beneficiarán todos los implicados.
Los arquitectos deben ser conscientes de que su actitud ha de ser diferente, trabajando para gestionar los proyectos de manera ágil y colaborativa.
Estos profesionales son un eslabón más de la cadena edificatoria, así que deben aprovechar las posibilidades que brindan las nuevas tecnologías para mantener un flujo comunicativo constante en todas direcciones.
También resulta relevante en este ámbito destacar el desarrollo de las habilidades digitales de todos los profesionales involucrados.
El mercado no descansa y las competencias digitales que los arquitectos necesitan dominar evolucionan día a día.
Invertir en formación es siempre una buena idea, pero en situaciones de cambio a marchas forzadas que requiere de adaptación para la supervivencia de un negocio, se convierte en necesario.
Desde el control de las técnicas de BIM (Building Information Modeling) para crear edificios de forma virtual y poder prever posibles futuros problemas, hasta el manejo de las redes sociales.
Este segundo punto se ha vuelto clave en la labor de los estudios de arquitectura a la hora de distribuir su trabajo y encontrar nuevos proyectos.
Así, el estudio que quiera realizar con éxito una Transformación Digital, deberá apostar por una constante formación de sus arquitectos en Estrategia Digital.
A esto hay que añadir otra ventaja: la conciliación. La pandemia de COVID-19 ha puesto de manifiesto que las empresas más digitalizadas son las que mejor han podido adaptarse.
Trabajar en el entorno digital supone un aumento de la versatilidad y la flexibilidad laboral que al final los propios empleados agradecen, traduciéndose en una mejora de la calidad laboral.
Procesos Clave de la Transformación Digital: Estandarizar y Automatizar
La consultora estratégica McKinsey señala en Reinventando la construcción: Una ruta hacia una mayor productividad (2017) que el sector podría llegar a ser 10 veces más productivo con técnicas de automatización y haciendo uso de las cifras y datos disponibles.
Este proceso de automatizar tareas rutinarias resulta en una liberación de tiempo clave para el estudio.
Según un informe de Microsoft, un 23% de las tareas de una empresa podrían automatizarse, y otro 36% podrían resultar más productivas con estas técnicas.
Automatización de Procesos para Estudios de Arquitectura
Antes de embarcarse en la automatización de un proceso, por sencillo que sea, es necesario conocerlo a fondo y responder a preguntas como:
¿Es necesario automatizar este proceso? ¿Por qué?
¿Por qué actividades está compuesto?
¿Qué requiere para ser completado?
¿Quién participa?
¿Qué tomas de decisiones incluye?
¿Cuál es su relación con otros procesos?
¿Qué tecnología utilizaremos?
Poder responder a todas estas preguntas significa que tenemos un conocimiento pleno del proceso, pudiendo valorar y proceder con su automatización si fuese necesario.
Esto nos hará capaces de controlar y medir los resultados, sabiendo si se ajustan o no a nuestros KPI’s (indicadores clave del desempeño), métricas que habremos de establecer sobre la eficacia y productividad de nuestras acciones.
Así, conociendo fácilmente los datos y las cifras, estaremos capacitados para plantear mejoras eficaces, optimizando tanto la eficiencia de los proyectos en los que trabajemos, como el funcionamiento interno del estudio.
Ahora, ¿qué procesos se pueden automatizar? Pues prácticamente todos. De una forma u otra, toda actividad se puede convertir en algo más o menos repetitivo.
Es tan sencillo como pensar en cada aspecto del día a día de nuestro trabajo y convertirlo en un proceso registrado.
Trabajar con procesos organizados permitirá un tratamiento más eficaz del tiempo y las tareas a realizar, aunque es de vital importancia para optimizar los recursos disponibles, priorizar cuáles son más necesarios y empezar por estos.
Estrategia de Marketing Digital para la Transformación de Estudios de Arquitectura
En el camino hacia esta Transformación Digital, los profesionales deben contar con una estrategia digital clara y definida, que establezca qué es lo que se quiere conseguir y los pasos que hay que seguir.
Dentro de esta, hay un punto clave que se debe destacar, y es el de la relación con el cliente.
Cómo veíamos en Por qué es imprescindible una Estrategia de Marketing Digital para Arquitectos, una estrategia de Marketing Digital es clave para mejorar la reputación online, aumentar la visibilidad y conseguir nuevos clientes.
El primer paso hacia la creación de una Estrategia de Marketing Digital de éxito es contar con un Plan de Marketing Digital que servirá como base y pilar de la estrategia.
Aquí tienes una Guía para crear tu Plan de Marketing Digital para tu Estudio de Arquitectura con los pasos clave a seguir.
Servicios: innovación y mejora continua
Los servicios son el último de los frentes en los que habíamos de definir el plan de actuación para lograr una Transformación Digital efectiva.
En este ámbito las estrategias más efectivas son claras: la innovación y la mejora continua.
La diferencia principal entre ambas radica en el riesgo asociado a la innovación, mientras que con la mejora se trabaja sobre seguro.
La innovación hace referencia a la introducción de cambios, nuevos procedimientos y procesos con el fin de incrementar la eficiencia de los servicios ofrecidos.
Por su parte, un proceso de mejora continua supone un proceso ininterrumpido, gradual e interminable de mejora de los servicios ofrecidos. No se trata de un gran salto, como podría ser la innovación, sino de un desarrollo incremental.
Cuando ambos elementos trabajan conjuntamente, maximizamos los posibles resultados.
No sólo nos mantenemos alerta sobre cómo mejorar nuestras acciones actuales, sino que también nos planteamos otras maneras de actuar y si podrían resultar más efectivas. Así podremos prever y anticiparnos a posibles cambios del mercado.
Metodologías de Mejora Continua para Estudios de Arquitectura
Existen varias metodologías para mantener ese proceso de mejora continua, por ejemplo:
· Ciclo PDCA o Ciclo de Deming. Este método de resolución de problemas se entiende con la explicación del acrónimo: PDCA significa en inglés Plan, Do, Check and Action. Su traducción sería Planear, Hacer, Revisar y Actuar. Es la fase de actuación lo que lo convierte en una herramienta muy útil para mantenerse en un constante estado de mejora.
· Metodología 8D. El objetivo de esta metodología sistemática es nuevamente identificar corregir y acabar con los problemas en ocho pasos. Su nombre surge de abreviar 8 pasos y Disciplina. En este caso, los pasos son:
- Crear el equipo.
- Definir el problema.
- Establecer una acción temporal.
- Identificar la raíz del problema y eliminarla.
- Comprobar la solución.
- Implantar la acción de manera definitiva.
- Prevenir su nueva aparición
- Celebrar los resultados exitosos.
Conclusiones
De este análisis podemos extraer una serie de conclusiones claras que mantener presentes al hablar de la Transformación Digital para Estudios de Arquitectura, a saber:
- En el camino hacia la Transformación Digital no basta con aplicar un parche digital a un problema concreto, hay que trabajar por un cambio de pensamiento y funcionamiento radical y duradero.
- La Transformación Digital habrá de comenzar con una nueva cultura que todos los miembros del equipo habrán de asimilar e interiorizar.
- Los arquitectos deben gestionar los proyectos de manera ágil y colaborativa, manteniendo siempre abiertos los canales de comunicación.
- La automatización de procesos puede suponer una liberación de tiempo y optimización de los recursos.
- Una Estrategia de Marketing Digital es clave, pues los canales online son actualmente un medio muy efectivo para captar nuevos clientes potenciales.
Una estrategia de innovación y mejora continua maximizará los posibles resultados. Sabremos cuándo y cómo mejorar nuestras acciones actuales, pero también cuándo es momento de introducir novedades.
